Datenschutzhinweise für Personensorgeberechtigte nach Art. 13 DS-GVO
Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch die landesweite Kita-Datenbank
Stand: 20.03.2019Der Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten ist ein Grundrecht. Gemäß Artikel 8 Absatz 1 der Charta der Grundrechte der Europäischen Union sowie Artikel 16 Absatz 1 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (AEUV) hat jede Person das Recht auf Schutz der sie betreffenden personenbezogenen Daten. Diese Datenschutzhinweise berücksichtigen die rechtlichen Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) der Europäischen Union.
1. Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung von Daten ist u.a. rechtmäßig, wenn die Verarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt (Art. 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe e DS-GVO) und zu welcher es
eine gesetzliche Ermächtigung gibt. Eine solche gesetzliche Ermächtigung für die Verarbeitung Ihrer und der personenbezogenen Daten Ihres Kindes ist
§ 8a Kindertagesstättengesetz SH (KiTaG) in der Fassung vom 12.11.2017: Personenbezogene Daten der Kinder und Sorgeberechtigten, die in Kindertageseinrichtungen und Tagespflege betreut werden oder künftig betreut werden sollen, dürfen von den Einrichtungen und Pflegepersonen erhoben und verarbeitet werden. Die Zwecke und der Umfang der Datenverarbeitung sind in § 8a KiTaG abschließend geregelt. Die aufgrund von § 8a Absatz 5 KiTaG erlassende
Kitadatenbankverordnung vom 17.6.2016 regelt die Einzelheiten des Verfahrens, der Nutzungsverhältnisse, des Verfahrensmanagements, der Stammdatenpflege sowie der Löschfristen. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist für uns ein wichtiges Anliegen. Aus diesem Grunde informieren wir Sie darüber, wie das Land Schleswig-Holstein mit Ihren im Rahmen der Nutzung der Landesweiten Kita-DB erhobenen Daten umgeht.
2. Erhobene personenbezogene Daten, Verarbeitungsvorgänge und Zugriffsberechtigte
Die Landesweite Kita-DB speichert personenbezogene Daten, wenn Sie Daten von sich aus angeben und übersenden. Dies ist der Fall, wenn Sie
- über die Kontaktformulare Kontakt zu einer Kindertagesstätte aufnehmen,
- eine unverbindliche Voranmeldung für die Warteliste einer oder mehrerer Betreuungseinrichtungen vornehmen (lassen)
- bei Abschluss eines Betreuungsvertrages weitere Daten angeben
Die Landesweite Kita-DB verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten
- zur Korrespondenz mit Ihnen,
- zur Bearbeitung Ihrer Anträge,
- zur Bedarfsplanung,
- zur Vereinfachung des Anmeldeprozesses,
- zur Optimierung der Platzvergabe.
Folgende verpflichtende (siehe § 8a Abs. 2 Kindertagesstättengesetz) und freiwillige* Angaben werden durch die landesweite Kita-DB während des Anmeldeprozesses verarbeitet:
Personenbezogene Daten des Kindes:
- Vor- und Nachname
- Geburtsdatum
- Geschlecht (unterbleibt, wenn das Kind weder dem männlichen noch dem weiblichen Geschlecht zugeordnet werden kann)
- Wohnort
- Staatsangehörigkeit*
- Familiensprache*
- Verpflegungsbedarf*
- erhöhter Betreuungsbedarf*
Personenbezogene Daten der/des Sorgeberechtigten:
- Vor- und Nachname
- Wohnort
- Telefonnummer
- E-Mail-Adresse*
- Akademischer Titel*
- Zusätzliche Telefonnummer*
- Ausländisches Herkunftsland*
Bei Abschluss eines Betreuungsvertrages kommen zusätzliche folgende Daten hinzu:
- Beginn und Ende des Betreuungsvertrages
- Betreuungsumfang (in Stunden)
- Voraussichtlicher Einschulungstermin (automatische Berechnung des Systems)
- Angaben zur pädagogischen Gruppe
- Betreuungstage
- Entscheidung für oder gegen Mittagsverpflegung
- Vorrangige Familiensprache
- Angaben nach SGB VIII und SGB XII
Die Erhebung weiterer personenbezogener Daten, etwa im Rahmen einer einrichtungsinternen elektronischen Akte des Kindes, liegt im Verantwortungsbereich der Einrichtung. Sobald Sie eine unverbindliche Voranmeldung bei mehr als einer Einrichtung tätigen, sind diese Voranmeldungen und Ihre ggf. angegebene Priorisierung für sämtliche dieser Einrichtungen sichtbar, jedoch ohne konkrete Angabe der von Ihnen gewählten alternativen Einrichtungen. Sobald eine Einrichtung Ihre unverbindliche Voranmeldung für die Warteliste nach einem persönlichen Besuch freigeschaltet hat, können alle Träger bzw. Einrichtungen, bei der Sie eine solche Voranmeldung vorgenommen haben, Ihre eingegebenen Daten einsehen. Nach Abschluss eines Vertrages ist dies nur noch der Einrichtung vorbehalten, welche Ihr Kind besucht. Das kommunale Fachamt der zuständigen Gemeinde bzw. des zuständigen Amtes hat ebenso bereits in der Anmeldungsphase Zugriff auf die eingegebenen Daten, um ggf. bei aufkommenden Schwierigkeiten beim Finden eines geeigneten Betreuungsplatzes behilflich zu werden. Abschließend wird aus diesen Daten zur Erstellung der Kinder- und Jugendhilfestatistik eine vollständig anonymisierte Datei generiert und an das Statistikamt Nord weitergeleitet. Ein Rückschluss auf die Identität von Kindern in den Einrichtungen ist anhand dieser Datei nicht möglich.
3. Sicherheitsmaßnahmen
Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch wurden von Seiten des Auftragsverarbeiters Dataport umfangreiche dem Stand der Technik entsprechende technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen getroffen. Diese Sicherheitsverfahren und -maßnahmen werden regelmäßig überprüft und gegebenenfalls dem technologischen Fortschritt angepasst.
4. Löschung
Die personenbezogenen Daten werden nach § 10 Kitadatenbankverordnung gelöscht, wenn sie für die Erfüllung der Aufgaben nach § 8a Absatz 1 Kindertagesstättengesetz nicht mehr erforderlich sind. Die fehlende Erforderlichkeit liegt insbesondere vor, wenn nach Beendigung des Betreuungsverhältnisses eine Frist von sechs Monaten abgelaufen ist. Außerdem werden personenbezogene Daten gelöscht, wenn eine unverbindliche Voranmeldung nach einem Zeitraum von vier Wochen noch nicht durch einen persönlichen Besuch freigeschaltet wurde, das betreute Kind das 15. Lebensjahr vollendet hat oder ein Träger seine Teilnahme an der Kita-Datenbank beendet hat bzw. dieser aufgrund von Pflichtverstößen von der Teilnahme ausgeschlossen wurde. Nach Art. 17 DS-GVO haben Sie ein Recht auf Löschung der von Ihnen freiwillig eingegeben Daten. Dafür wenden Sie sich bitte an den unten aufgeführten Kontakt.
5. Auskunftsrecht und andere Betroffenenrechte
Sie haben nach Art. 15 DS-GVO das Recht, jederzeit Auskunft über Ihre, bei der Landesweiten Kita-DB gespeicherten, personenbezogenen Daten zu erhalten.
Sie haben nach Art. 20 DS-GVO das Recht, Ihre eingegebenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und ebenso diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln oder übermitteln zu lassen.
Sie haben nach Art. 18 DS-GVO unter gewissen Voraussetzungen ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten.
Sie haben nach Art. 16 DS-GVO das Recht auf Berichtigung bei unwahren Behauptungen oder Tatsachen. Eine Beeinträchtigung Ihrer Persönlichkeitsrechte infolge einer unwahren Behauptung oder Tatsache oder einer Bildveröffentlichung ist von Ihnen darzulegen.
Ihre Anfrage richten Sie bitte an die folgende Kontaktadresse.
6. Beschwerderecht
Sollten Sie der Ansicht sein, dass die Verarbeitung der Sie und Ihres Kindes betreffenden personenbezogenen Daten durch die Kita-Datenbank gegen die DS-GVO verstößt, haben Sie nach Art. 77 Absatz 1 DS-GVO das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde für Schleswig-Holstein ist der
Landesbeauftragte für Datenschutz Schleswig-Holstein
Postfach 71 16
24171 Kiel
Telefon: + 49 431 988-1200
Fax: + 49 431 988-1223
E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de
www.datenschutzzentrum.de
7. Profilinformationen der Betreuungseinrichtungen
Über die Internetseiten der Landesweiten Kita-DB erhalten Sie sogenannte Profilinformationen zu Betreuungseinrichtungen, die durch die Träger und Betreiber von Kindertagesstätten in diese Seiten eingebracht worden sind. Für die Pflege dieser Inhalte sind die Träger der Kindertagespflegeeinrichtungen verantwortlich. Diese Verpflichtungen sind nicht von diesen Datenschutzhinweisen erfasst. Das Land Schleswig-Holstein ist auch nicht verantwortlich für die Datenschutzvorkehrungen oder die Inhalte anderer Webseiten, die Sie möglicherweise über die Profile der Betreuungseinrichtungen erreichen.
8. Kontakt:
Zentrale Stelle nach § 7 IV Landesdatenschutzgesetz i.V.m. § 3 II Kitadatenbankverordnung:
Ministerium für Soziales, Gesundheit, Jugend, Familie und Senioren
Ansprechpartner:
Ministerium für Soziales, Gesundheit, Jugend, Familie und Senioren
Martin Ringat
Adolf-Westphal-Straße 4
24143 Kiel
Telefon: +49 431 988-5542
E-Mail: kitaportal-sh@sozmi.landsh.de
Behördlicher Datenschutzbeauftragter:
Ministerium für Soziales, Gesundheit, Jugend, Familie und Senioren
Michael Graaf
Adolf-Westphal-Straße 4
24143 Kiel
Telefon: +49 431 988-4313
E-Mail: michael.graaf@sozmi.landsh.de
